Cómo usar profesionalmente el correo electrónico

¿Nunca te ha pasado que has enviado un correo electrónico informativo a la gente de la oficina y recibes a cambio uno o varios correos que lo único que dicen es “ok”? ¿o tal vez has enviado algún dato que alguien necesitaba y el correo de respuesta dice solamente “gracias”? ¿o que te llegan correos electrónicos con copia a ti de un tema que no te interesa? bueno, para que no quedes como alguien sin idea del uso apropiado del correo electrónico, he aquí algunos tips sobre el uso profesional de este.

1. No agradezcas, a menos que seas el jefe de alguien y aprecies algo bueno que haya hecho un subordinado tuyo. De otro modo, ahórratelo. A nadie le gusta recibir un correo que dice “gracias”, o aún peor, “grcs” o “thx”. Y no copies a nadie tampoco el agradecimiento que le haces a alguien, a menos que hayan salvado a tu hijito de un incendio o algo así. Hay otros 200 correos electrónicos con los que hay que lidiar.

2. No envíes correos electrónicos con copia carbón (CC) a gente que no tenga que ver necesariamente en el tema, porque se convertirá en una bola de nieve que inundará de mensajes las bandejas de gente cuya única reacción será acordarse de tu sacrosanta madre. El correo electrónico se utiliza para informar, resolver un tema, terminar una conversación, dejar constancia de un hecho o finalizar temas menores que no necesitan la interacción personal.

3. De hecho, no copies nada que sólo va a molestar al que se lo envías. Si algo marcha mal y necesitas desahogarte, sé un hombre y llama por teléfono. De otra manera, estás evitando la resolución directa de un tema.

4. Pero no olvides copiar la información si ese tercero debe enterarse. No, no es una contradicción. Saber cuándo involucrar a la gente y cuándo dejarlos de lado es una habilidad básica de administración.

5. No hagas pensar nada a nadie por más de 15 segundos. Si envías un mensaje de 12 párrafos, la gente leerá rápidamente las tres primeras líneas, responderá si es necesario y luego eliminará el mensaje. Ahórrate el desgaste de tus yemas.

6. No esperes que cada correo electrónico que envíes tenga una respuesta. El resto tampoco espera que les contestes todos los mensajes que te envían. Puedes colocar al final del mensaje las siglas NRN (“ninguna respuesta necesaria”) a la mayoría de tus mensajes. Eliminarán los correos que te llegan con los “grcs”, “ok” y “no hay problema” de la gente que cree que sí necesitas una respuesta.

7. El correo electrónico del trabajo es el medio menos apropiado ara todo lo divertido, atroz o personal. A menos que seas un laureado guionista, mantenlo todo suscinto, sin sarcasmo ni emociones. Todo lo que valga la pena decir debe ser dicho por teléfono o en persona.

8. No envíes puras tonterías. Si vas a enviar un artículo periodístico en donde aparece el nombre de tu destinatario, está bien. Pero llenar a terceros de temas o reenvíos superfluos hará que cuando envíes algo que realmente sea importante, la gente tenderá a ignorarlo.

9. Nada de fotos picantes. Excepto, claro, las que son MUY buenas. Pero incluso en estos casos hazlo seguro para tu trabajo. ¿Fotos de unas chicas buenísimas que conociste en un viaje de trabajo? ok. ¿Fotos de enfermerascalientes.com? no, para nada.

10. A menos que sea indispensable, no hagas personal ningún tema.

11. El idioma en el correo electrónico es el español. Ke no se te okurran otros tipos de eskritura, eso es para el messenger o para el Hi5. Mucho menos los emoticons. No sólo quedarás como inmaduro, sino como un perdedor. C v mal, ps.

12. No te conviertas en zombie. Sí, puede ser adictivo quedarse pegado a la computadora pegado a tu trabajo y al Facebook, pero hombre, también es bonito allá afuera. Sal a caminar, no te hará daño y te hará bajar la barriga.

13. Deja tu Blackberry en casa cuando vayas a la playa. Y apágalo en la noche. Tienes bastantes otras cosas de qué ocuparte que necesitan tu atención fuera de horas de ofcina, ¿no?

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